Câu chuyện của NNC Pharma

Xây dựng một doanh nghiệp phát triển lâu dài và bền vững luôn là điều mong mỏi lớn nhất của các CEO. Tuy nhiên để tìm ra một phương pháp quản trị bài bản và phù hợp không phải là một điều đơn giản, đây cũng là điều trăn trở lớn trong suốt 13 năm của ông Hoàng Văn Quân – CEO của NNC Pharma & Equipments trước khi tìm đến với OKRs.

Mới đây, trong một buổi trò chuyện giữa VNOKRs cùng với công ty NNC Pharma để tìm hiểu về tình hình doanh nghiệp sau 4 tháng học tập và triển khai OKRs, ông Hoàng Văn Quân đã có những chia sẻ rất ý nghĩa về quá trình 13 năm hình thành và phát triển công ty cùng với sự thay đổi rất tích cực sau khi áp dụng OKRs.

Chào ông Hoàng Văn Quân, ông có thể giới thiệu qua một chút về công ty của mình được không ạ?

Công ty NNC Pharma & Equipments của chúng tôi được thành lập vào cuối năm 2008, có trụ sở chính tại thủ đô Viêng Chăn – Lào. Hiện nay công ty có quy mô 200 nhân sự với 5 chi nhánh tại các thành phố lớn của Lào.

Ban đầu công ty hoạt động trong lĩnh vực tiếp thị và phân phối thuốc cho mảng nhà thuốc, đến 2010 bắt đầu phát triển lên cung cấp thuốc và thiết bị vật tư cho các bệnh viện. Năm 2012 mở rộng thêm lĩnh vực phân phối hàng tiêu dùng cho các tiệm tạp hoá và siêu thị. 

Đến năm 2020 đầu tư vốn và thành lập và phát triển ra các mảng bán lẻ (công ty độc lập) – Hệ thống siêu thị chuyên bán hàng Việt Nam tại Lào. Mục tiêu trong 3 năm tới sẽ có 10 siêu thị ở Viêng Chăn và các thành phố lớn. Ngoài ra công ty cũng đầu tư thêm vào lĩnh vực Logistic vận chuyển hàng hoá giữa Việt Nam và Lào.

Ông Hoàng Văn Quân – CEO NNC Pharma & Equipments

Công ty NNC Pharma đã áp dụng OKRs từ khi nào và đến nay đã thực hiện được bao nhiêu chu kỳ?

Công ty NNC Pharma bắt đầu áp dụng OKRs từ tháng 7/2021 sau khi biết tới những kiến thức, chia sẻ của OKRs Coach Mai Xuân Đạt. Đến nay công ty đã áp dụng đến chu kỳ OKRs thứ 3.

Thời điểm đầu tìm hiểu OKRs ban lãnh đạo của NNC Pharma đã rất quyết tâm để phổ biến, triển khai giảng dạy OKRs cho doanh nghiệp cùng với việc thuyết phục toàn bộ thành viên thực hiện OKRs. Rất may OKRs được toàn bộ thành viên trong công ty đón nhận sau đó cả công ty quyết tâm đưa OKRs vào bắt đầu triển khai chu kỳ đầu tiên ngay trong quý 3/2021.

Đến tháng 10/2021 do dịch Covid bùng phát mạnh, nhiều thành phố lớn của Lào phải giãn cách nên kế hoạch kinh doanh của công ty cũng phải thay đổi. NNC Pharma đã tạo ra một chu kỳ OKRs 1 tháng để đối phó với tình hình dịch bệnh. Hiện tại công ty đang tiếp tục triển khai chu kỳ OKRs thứ 3 cho 2 tháng còn lại của quý 4/2021.

Lý do nào khiến ông tìm hiểu và đưa OKRs vào áp dụng trong doanh nghiệp của mình?

Đây là một điều rất tình cờ. Tôi có tham gia một nhóm đọc sách “Book change your life” và có nghe được chia sẻ của một người bạn là diễn giả trong nhóm về hai cuốn sách Measure What Matter của John Doerr và OKRs hiểu đúng, làm đúng của tác giả Mai Xuân Đạt. 

Tôi cảm thấy tư tưởng về quản trị trong hai cuốn sách rất phù hợp với bản thân và doanh nghiệp của mình, sau đó tôi bắt đầu lên mạng tìm kiếm thêm thông tin về OKRs và biết đến những kiến thức quản trị mà VNOKRs chia sẻ cùng với đó ban lãnh đạo cấp cao của công ty cũng tham gia các khoá huấn luyện của OKRs Coach Mai Xuân Đạt để tìm hiểu sâu hơn về OKRs.

Thông thường khi tìm đến với OKRs các doanh nghiệp sẽ thường xuất phát từ một động lực, lý do cấp bách liên quan đến vấn đề quản trị. Vào thời điểm đó, xuất phát từ vấn đề nào mà ông quyết định tìm hiểu OKRs?

Công ty NNC đã trải qua 13 năm hình thành và phát triển và cũng đã trải qua rất nhiều thăng trầm. Thời gian đầu mới thành lập năm 2008 các hoạt động kinh doanh của công ty khá thuận lợi và đạt được một số thành công nhất định. Sau đó công ty phát triển lên nhiều mảng hơn và dần trở nên mất kiểm soát vì không thể quản lý nổi, thậm chí công ty đã từng đứng trên bờ vực phá sản sau đó một vài năm.

Để giải quyết tình trạng đó, ban lãnh đạo đi đến quyết định tái cấu trúc lại công ty, dẹp bỏ hết những lĩnh vực không phù hợp và chỉ tập trung vào những mảng chủ chốt xoay quanh hệ sinh thái tiếp thị và bán hàng. Nhờ đó mà công ty có thể phát triển lại được.

Đến năm 2013 bắt đầu nhận thấy rất nhiều vấn đề về Quản lý, bản thân tôi và các quản lý của mình ngày đó cũng không chịu học, quản lý theo kinh nghiệm mà không có phương pháp nào cụ thể, chủ yếu là quản lý theo quy trình, quản lý theo công việc chứ không hề có mục tiêu cho từng bộ phận cụ thể.

Sau đó công ty bắt đầu tìm hiểu kỹ hơn về cách quản lý theo mục tiêu và phương pháp đầu tiên là quản lý bằng KPIs. Công ty cũng rất quyết tâm để tìm hiểu về KPIs từ rất nhiều nguồn trên mạng nhưng cuối cùng cũng không xây dựng nổi vì không có lý thuyết và phương pháp cụ thể để học và làm theo.

Khoảng 1 năm sau đó, công ty bắt đầu gặp rất nhiều vấn đề: nhân viên làm việc chỉ chạy theo doanh số, không quản lý được hiệu suất của các bộ phận, Quản lý và nhân viên không có tiếng nói chung, Sếp luôn muốn nhân viên làm việc kết quả tốt hơn, nhân viên thì luôn trách móc vì đã làm hết sức nhưng Sếp không ghi nhận… Kết quả là Quản lý rất mệt mỏi, phải ôm hầu hết tất cả các việc trong khi nhân viên thì luôn tỏ ra không hài lòng.

Tự học KPIs không thành công, công ty quyết tâm nhờ công ty tư vấn để lập chiến lược và hướng dẫn triển khai KPIs vào cuối năm 2019. Trong một vài chu kỳ đầu áp dụng KPIs công ty cũng đạt được một số kết quả nhưng bản thân tôi là CEO cũng không hiểu rõ bản chất của KPIs nên quản lý rất mệt mỏi. Mỗi khi kết thúc một chu kỳ các phòng ban đều tìm đến hỏi CEO để giao KPIs mà bản thân một mình CEO không thể kiểm soát hết được. 

Một số bộ phận có thể chạy theo KPIs đã đề ra nhưng một số bộ phận khác lại không chịu làm. Những bộ phận back office khó đặt ra KPIs, vì KPIs đặt nặng trọng số vào tài chính nên phần lớn mọi người chỉ tập trung vào KPIs tài chính mà không hoàn thành các KPIs khác. Phương pháp triển khai KPIs không được chuẩn hoá nên khó theo dõi.

Đến năm 2021 biết đến OKRs và nhận ra một số nét tương đồng với KPIs nhưng lại có những điểm khác biệt giúp khắc phục các vấn đề hiện tại của công ty nên chúng tôi đã quyết tâm tìm hiểu và chuyển sang áp dụng, thực hiện cho đến nay.

NNC Pharma đã có một thời gian khá dài áp dụng KPIs, vậy ông có thể chia sẻ kỹ hơn về những điểm khác biệt mà anh nhận thấy giữa KPIs và OKRs được không ạ?

Theo ý kiến của tôi, KPIs về bản chất khá giống với OKRs tuy nhiên KPIs không phân rõ thành mục tiêu và các kết quả chính mà chỉ có các chỉ số, chỉ tiêu. Chỉ tiêu của KPIs cần phải định lượng và cũng cần giới hạn số lượng KPIs cho mỗi phòng ban, mỗi nhân sự. Trong 1 chu kỳ (1 quý) chỉ nên có tối đa là 6 chỉ số KPIs. Tuy nhiên so với OKRs thì ít hơn vì OKRs có tối thiểu là 9 kết quả chính ứng với 3 mục tiêu quan trọng.

Khi áp dụng KPIs thì bộ phận Sale áp dụng rất tốt vì có KPIs tăng trưởng cả năm nên khi nhận KPIs bộ phận kinh doanh sẽ tìm mọi cách để đạt được doanh số nên kết quả kinh doanh tăng trưởng khá tốt. Tuy nhiên những bộ phận Back office khó đặt ra KPIs, vì KPIs đặt nặng trọng số vào tài chính nên phần lớn mọi người chỉ tập trung vào KPIs tài chính mà không hoàn thành các KPIs khác.

OKRs hay hơn ở chỗ nó có kết cấu là mục tiêu và kết quả chính (thước đo để chứng minh mục tiêu của mình đã hoàn thành) trong khi KPIs chỉ có các chỉ số nên đến giữa kỳ rất khó đánh giá là mình đã đạt mục tiêu hay chưa. Việc đánh giá KPIs của chúng tôi cũng không được tiêu chuẩn hoá như những buổi Check-in trong OKRs. Mặc dù hàng tuần có những buổi đánh giá KPIs nhưng trong buổi họp mọi người cũng không biết báo cáo theo tiêu chuẩn nào và cũng không đưa ra được giải pháp để cải thiện kết quả.

Thời điểm đầu khi áp dụng OKRs công ty của ông có gặp phải những trở ngại lớn nào không?

May mắn là sau khi ban lãnh đạo công ty tham gia khoá học Sức mạnh OKRs đều cảm thấy rất hào hứng để áp dụng OKRs vào trong doanh nghiệp. Chúng tôi cũng nhận được sự hưởng ứng rất nhiệt tình của mọi người và không gặp phải những sự phản đối từ phía nhân viên. Tuy nhiên vấn đề là khó khăn trong việc đào tạo lại OKRs cho các nhân sự Lào, phần lớn là không biết tiếng việt nên không hiểu các Video cũng như tài liệu về OKRs.

Trong chu kỳ đầu tiên, công ty cũng đã rất nỗ lực để tổ chức đào tạo và thi OKRs cho 36 người bao gồm các quản lý cấp trung và một số phòng ban, trong đó 1 nửa là không biết tiếng Việt. Mặc dù mọi người vẫn chưa nắm rõ về OKRs, chưa biết cách tạo liên kết và cũng chưa biết cách viết OKRs chính xác, nhưng 100% tổ chức đều đồng lòng tham gia nên kết quả mang lại cũng khá tốt, mọi người làm việc cũng nghiêm túc nên công ty cũng không gặp phải quá nhiều khó khăn.

Cuối chu kỳ đầu tiên khi tham gia khảo sát bản thân nhân viên cũng chia sẻ rằng khi áp dụng OKRs mọi thứ trở nên rõ ràng hơn, nhân viên thấy rõ trách nhiệm của họ, hàng tuần hàng tháng cần đạt kết quả như thế nào. Khi check in hàng tuần, có khó khăn điều gì cũng đều được Sếp lắng nghe chia sẻ và đồng hành hỗ trợ.

Ông có nhận thấy rằng khi áp dụng OKRs nhân sự của mình đã chủ động hơn và phá bỏ được suy nghĩ “chờ giao việc từ cấp trên”.

Đây là thành công lớn nhất mà chúng tôi đã đạt được, nhân sự chủ động, sáng tạo hơn rất nhiều trong công việc. Quản lý trở nên rảnh hơn không cần phải quản lý vi mô, không còn phải bắt tay vào làm trực tiếp bất cứ vấn đề gì, nhân viên chủ động trình bày khó khăn, đề xuất phương án và tất cả mọi người sẽ cùng thảo luận giải quyết.

Bản thân tôi là CEO cảm thấy mình là người được hưởng lợi nhiều nhất khi triển khai OKRs, quản lý doanh nghiệp trở nên nhẹ nhàng hơn, có thời gian để tập trung vào việc nghiên cứu chiến lược và đưa ra những định hướng cho tổ chức. 

Khi áp dụng KPIs bản thân giám đốc cũng phải nắm được hết tất cả các chỉ số để điều hành cuộc họp của tất cả các phòng ban. Tuy nhiên khi áp dụng OKRs và xác định OKRs là mục tiêu của cá nhân, hàng tuần CEO chỉ cần check-in với những người liên quan mà không quá vất vả trong việc đưa ra phương hướng, cách làm. Nhẹ đầu đi rất là nhiều và tôi cũng tin tưởng vào nhân viên của mình hơn.

Trước đây tôi luôn phải làm việc rất nhiều, trung bình một ngày tôi thường phải làm việc 14 tiếng kể cả ngày nghỉ, không có thời gian cho gia đình. Còn bây giờ một ngày tôi chỉ làm 8 tiếng chủ yếu là tham gia các cuộc Check-in và họp dự án, có nhiều thời gian hơn cho bản thân và không còn phải làm việc vào buổi tối hay những ngày cuối tuần.

Những hiệu quả công việc nào công ty đã nhận được từ khi áp dụng OKRs mà ông cảm thấy rõ nét nhất?

Mặc dù 2021 là năm chúng tôi phải chịu ảnh hưởng nặng nề nhất của Covid 19, các thành phố lớn tại Lào đều phải “Lockdown” ảnh hưởng rất nhiều tới hoạt động của doanh nghiệp nhưng kết quả kinh doanh của chúng tôi vẫn đạt được mức kỳ vọng.

Nhờ vào OKRs mà mặc dù nhân sự của chúng tôi phải làm việc tại nhà (Work From Home – WFH) nhưng vẫn có hiệu suất tốt, 100% nhân sự đều có mục tiêu cá nhân và có sự liên kết với người khác nên mọi người vẫn tự chủ trong công việc và hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Trong tương lai, hình ảnh công ty mà ông hướng tới sẽ trông như thế nào?

Tầm nhìn của công ty NNC Pharma trong vòng 5 năm tới sẽ trở thành một trong ba công ty top đầu của ngành dược phẩm trên thị trường của Lào. Với tốc độ tăng trưởng gấp 1.5 lần qua hàng năm.

Mong muốn của tôi là xây dựng công ty từng bước vận hành tự động và dễ dàng chuyển giao cho thế hệ kế cận và trở thành một công ty kiểu mẫu tầm cỡ Quốc tế ở Lào về tổ chức vận hành và văn hoá doanh nghiệp.

Chúng tôi tin tưởng sẽ đạt được những kỳ vọng này vì hiện nay công ty đã tìm được một mô hình phù hợp, con đường hướng tới mục tiêu khát vọng của chúng tôi đã trở nên rõ ràng hơn và chắc chắn OKRs sẽ đi cùng mãi với công ty NNC Pharma.

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã biết đến OKRs nhưng chưa mạnh dạn áp dụng, ông có chia sẻ nào với các doanh nghiệp để mọi người có động lực lớn hơn nữa, tin tưởng hơn nữa khi áp dụng OKRs.

Theo tôi, nếu bạn đã lựa chọn đi theo hướng Quản trị theo mục tiêu thì OKRs là một lựa chọn tối ưu nhất. Nếu bạn tìm hiểu và nghiên cứu sẽ nhận ra rằng, xu hướng trong thời điểm hiện tại và cả sau này sẽ có sự thay đổi nhiều vì đây là thời đại của thế hệ Z (Gen Z). 

Vì vậy để phát huy được hiệu quả công việc tốt nhất và xây dựng được một môi trường công ty có thể phù hợp với những người trẻ thuộc thế hệ Gen Z thì OKRs chính là một lựa chọn chính xác dành cho bạn.

OKRs sẽ giúp phát huy tính tự chủ của nhân viên, cho nhân sự thấy rõ vai trò của họ trong công ty, thấy được giá trị từ những đóng góp cống hiến của mình đối với công ty. Đây chính là một yếu tố quan trọng để tạo nên một tập thể “Tự quản trị” với những nhân sự tràn đầy động lực và sự cam kết.

Theo quan điểm của riêng cá nhân tôi, nếu bạn đang mong muốn xây dựng một doanh nghiệp có sự phát triển lâu dài và bền vững, OKRs sẽ là một vũ khí mạnh mẽ giúp bạn thực hiện được điều đó.

Cảm ơn ông Hoàng Văn Quân, chúc công ty NNC Pharma sẽ đạt được những mục tiêu khát vọng của mình trong thời gian ngắn nhất cùng với phương pháp Quản trị mục tiêu OKRs.